Cómo combinar correspondencia en Word
Resumen
Combinar correspondencia permite generar muchas cartas o etiquetas personalizadas a partir de una plantilla y una lista de datos (Excel).
La función "Combinar correspondencia" de Word toma un documento plantilla (con campos variables) y los rellena con datos de Excel/Outlook, generando un documento personalizado por cada fila.
Nota: Tutoriales descritos paso a paso. Las capturas de pantalla varían según versión de Office (2019, 365, online). Si la opción no aparece exactamente como se describe, busca en una pestaña o menú similar.
Pasos
- Preparar la lista de datosCrea una hoja de Excel con encabezados claros (Nombre, Apellido, Email, Dirección...) en la primera fila.
- Abrir Word y empezar combinaciónPestaña "Correspondencia" → "Iniciar combinación de correspondencia" → elige tipo (Cartas, Etiquetas, Email).
- Seleccionar destinatarios"Seleccionar destinatarios" → "Usar lista existente" → elige tu archivo Excel.
- Insertar camposDonde quieras que aparezcan los datos personalizados, "Insertar campo combinado" → elige el campo (Nombre, Apellido, etc.).
- Vista previa y finalizar"Vista previa de resultados" para revisar. "Finalizar y combinar" → "Editar documentos individuales" para generar todos.
Tip clave
Si tu Excel tiene muchas columnas no necesarias, copia solo las columnas relevantes a una nueva hoja. Mejor rendimiento y orden.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar emails así?
Sí, "Finalizar y combinar" → "Enviar mensajes electrónicos". Necesitas Outlook configurado.
¿Y si tengo Mac?
Word para Mac también lo permite, con interfaz ligeramente distinta.
¿Filtros?
Sí: "Editar lista de destinatarios" → puedes filtrar por columna.